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【优制咨询精益好文】如何做好目标分解

2022-02-21      
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无论是项目型管理工作还是其他日常管理工作,管理人员要做的很大一部分工作内容是将公司或上级安排的目标落地执行和实施。所以任务分解是领导者核心的技能之一。要达成这样的目标,在工作中需要应用的很重要的一项技能就是目标分解。目标分解就是把公司要求的目标变成员工可执行的任务,也就是把结果翻译成实现结果的过程。通俗点讲任务分解就是把“目标”转化成“任务”。而这项能力是管理者必备的基本能力要求之一。



目标分解的五个步骤


1、范围确定

思考我们核心任务的时候,先想我们面临的主要矛盾是什么?我们较长期的目标中间缺失的是什么?然后通过外延和内插来确定工作范围。内插方法,是从更长期目标来倒推现在什么是重要的。外延方法,就是从过去已经发生的事情出发,来扩展现有的工作。


2、目标分解

一个大目标可以大约分为3个小目标,每个小目标再可以再细分为大约3个子目标。如果发现事情搞不清楚,不妨先画个思维导图出来,然后把小的聚类,大的分解,总是可以总结出来一个合理的分拆的。


3、优先级确认

无论是项目还是作为部门负责人,必须有意识地推进一些重要而不紧急的事情。部门负责人必须有全局的视角,在更长期的执行尺度上来理解事情的优先级。对于公司的长期发展,最核心的事情反而是重要而不紧急的事情。一些事,看起来不急,但是却是保障公司执行力的关键一环。部门负责人,要有意识地做一些有提前量的事情,而不是每个月忙着救火。时间管理的核心是时间四象限,明确优先级。


4、任务分解

任务分解可以使用的工具可以是WBS(即结构任务指标分解法,其原理是从不同维度进行层层深入分解。)或看板法(将任务目标及达成措施通过看板展示出来,让目标任务可视化。)亦或是5W2H分析法。

以WBS为例,从空间维度分解是就是将接收到的目标分解成任务,任务分解成工作,工作在分配到每个人的日常活动中。从时间维度分解上把目标翻译成任务之前,先把大目标根据时间轴分解为阶段性目标。工作中先全力以赴完成第一个目标。第一个目标实现后再去实现第二个。整个工作被分解成若干个小目标,实现起来就会轻松很多。


任务分解的几个核心原则:


  • 分解的粒度:可以分配,可以交付,即最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
  • MECE原则(不重复、不遗漏)
  • 任务目标分解后,达成措施要一并分解,即将任务分解成工作,工作分解成具体活动。要将规划、计划、预算、执行、绩效和奖惩进行系统性制定,形成闭环。
  • 至上而下与至下而上的充分沟通:一对一个别交流,小组讨论。


5、进入跟踪系统

即使有了好的任务分解,如果不能有效跟踪,也无法有效率地执行。负责人应该带着自己的人每天过一下项目进度情况,不需要拘泥于开会的形式。每周对着进度表,检查任务的执行情况,回顾发现的问题。


值得注意的是,领导者在做任务分解时,阻碍他们的最大问题并不是业务能力,而是对繁琐的耐受性。领导者,常常下意识地会以自己为「接受者」来分解任务,不习惯也不耐烦对任务细节进行说明与填充,他们总希望,自己说个差不多,对方就能心领神会。但实际上,领导与下属之间存在非常多的信息差需要被拉平,下属通常也很难站在更高的角度去看待问题整体,所以领导者一定要多耐心,多思考细节,多与成员沟通才能真正做好任务分解。


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